نحوه نوشتن نامه اداری و ویرایش آن

در طول زندگی در ایران، حتماً برای همهٔ ما پیش آمده است که در موقعیتی قرار بگیریم که به نوشتن نامه اداری نیاز داشته باشیم. اگر با دستور زبان فارسی، درست‌نویسی و ادبیات رایج اداری و رسمی در ایران آشنا نباشید، نوشتن نامه‌های اداری و رسمی برای شما دشوار می‌شود.

اما به طور کلی، نامهٔ اداری در زبان فارسی قالب رایجی دارد که این قالب با اندک تفاوتی، در تمام زبان‌های دنیا مشترک است. برای نوشتن یک نامهٔ اداری موفق علاوه بر یادگیری ادبیات رایج در ادارات، باید این قالب و نکات مهم را هم یاد بگیرید.

در این مطلب، نکاتی را در مورد نوشتن نامه اداری فرا می‌گیرید و پس از آن،‌ به راحتی و با کمی تلاش،  نامه مورد نظرتان را به نتیجه می‌رسانید. با گرامرلی همراه باشید.

تعریف نامه اداری

نامه اداری به نامه‌ای اطلاق می‌گردد که دارای ساختار خاص و اجزای مختلف است. معمولاً این نامه برای مکاتبات درون‌سازمانی یا برون‌سازمانی استفاده می‌شود.

نامه اداری با نامه‌های معمولی و دوستانه متفاوت است. اصول نگارش نامه اداری، آن را از نامه‌های دیگر متمایز می‌کند.

 ابعاد و اندازه نامه‌های اداری

انتخاب سایز مناسب کاغذ برای نامه‌های اداری از اهمیت خاصی برخوردار است به گونه‌ای که اگر سایز نامه کوچک باشد در لابه‌لای صفحات پرونده پنهان می‌شود و اگر سایز نامه بزرگ باشد از پوشه‌های استاندارد خارج می‌شود که در هر صورت امکان عدم پیگیری آن افزایش می‌یابد.

ابعاد و اندازه استاندارد نامه اداری در بخش‌نامه نخست وزیری سال 1349 به شرح زیر ابلاغ شده است:

• قطع A3 مناسب برای جداول، نمودارها و صورت‌های مالی بزرگ
• قطع A4 مخصوص نامه‌های اداری با بیش از 5 سطر کوچک
• قطع A5 مخصوص نامه‌های اداری کمتر از 5 سطر کوچک‌تر
• قطع A6 مناسب یرای مبادله یادداشت اداری بدون سرلوحه

برای حفظ هماهنگی نامه‌ها و سهولت در بایگانی آن‌ها در پوشه بدون پنهان مانده نوشته در زیر فنر پوشه باید فواصل حاشیه را در نخستین صفحه قطع بزرگ به شرح زیر رعایت کنید:

• 4 سانتیمتر از بالای صفحه تا عنوان
• 2 سانتیمتر از عنوان تا اولین سطر متن
• 3/5 سانتیمتر از سمت راست حاشیه تا سطر اول
• 2/5 سانتیمتر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم
• 1/5 سانتیمتر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم
• 2/5 سانتیمتر حاشیه پایین صفحه تا آخرین سطر نامه برای دستورها و یادداشت‌های درخواستی

 ویژگی‌های نامه اداری

نامه‌های اداری ویژگی و مشخصاتی دارند که آن‌ها را از دیگر نامه‌ها متمایز می‌کنند. این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:

شماره، تاریخ، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، نام و عنوان امضاکننده، امضای نامه به وسیله شخص صلاحیت‌دار و رعایت اصول نامه نگاری اداری

لازم به ذکر است برای تسریع در برخی امور از یادداشت اداری استفاده می‌شود که از تمامی ویژگی‌های نامه اداری برخوردار نمی‌باشد اما در برخی موارد به عنوان سند و مدرک می‌توان به آن استناد کرد از این روی باید به وسیله مقام صلاحیت‌دار امضا شود و برای امور اداری و مالی در دفتر ادیکاتور ثبت گردد.

اگر برای ویرایش و نگارش نوشته های خود به یک همراه متخصص و خبره نیاز داشتید میتوانید از نرم افزار wordtune استفاده کنید. برای خرید خرید اکانت wordtune – شش ماهه کلیک کنید.

عبارات نامه اداری از کجا آمده است؟‌

در دوره قاجار، وقتی که برای اولین بار،‌ در کشور ما ادارات دولتی تأسیس شد، بسیاری از افرادی که باسواد بودند، به عنوان مستشار (کارمند) به استخدام دولت درآمدند. این مستشاران برای فخرفروشی به دیگر مردم، از عبارات خاصی استفاده می‌کردند که این اصطلاحات در گفتار مردم رایج نبود.

البته در نظر داشته باشید که زبان، پدیده‌ای پویاست و هر لحظه در حال تغییر است و قطعاً در زمان قاجار، بسیاری از واژگان و عبارات وجود داشته است که امروزه معنای دیگری پیدا کرده‌اند یا به طور کلی از خاطره جمعی ما ایرانیان پاک شده‌اند.

اما این تفاوت در نوشتار زمان قاجار و دوران فعلی، آن قدری چشمگیر نبوده که باعث سردرگمی ما بشود. حتی شاعران و نویسندگان بزرگ تاریخ زبان فارسی که چند قرن پیش آثار خود را برای ما به جا گذاشته‌اند هم تا حد زیادی از همین زبان فارسی امروزی ما استفاده می‌کرده‌اند. به عنوان مثال، اگر نوشته‌های نثر فردوسی، سعدی یا بیهقی را بخوانید به‌راحتی متوجه معنای جملات خواهید شد؛ با وجود اینکه این بزرگان، چند قرن پیش از دورهٔ قاجار می‌زیسته‌اند.

پس، این ادبیات رایج در نوشتن نامهٔ اداری، از دوران قاجار برای ما به جا مانده است و به همین دلیل است که برخی از عبارات آن، برای ما تا حدی نامفهوم است چون مستشاران قاجاری از روی عمد از عباراتی (اکثراً عربی) استفاده می‌کرده‌اند که خودشان را از افراد عادی جدا کنند و در نتیجه، تمام مردم برای خواندن و نوشتن متن‌های اداری به این مستشاران وابسته و نیازمند باشند.

چرا باید نحوه نوشتن نامه اداری را یاد بگیریم؟

یادگیری نحوه نوشتن نامه اداری برای زندگی در ایران بسیار مهم است زیرا در بسیاری از موارد، ارتباط با ادارات و سازمان‌های دیگر از طریق نامه‌های اداری برقرار می‌شود. درست نوشتن نامه اداری باعث می‌شود که پیام شما به طور صحیح به دست مخاطب برسد و در صورت نیاز، به آن پاسخ داده شود.

چند دلیل برای اهمیت یادگیری نحوه نوشتن نامه اداری را در ادامه می‌خوانید:

۱- افزایش قابلیت انتقال مفهوم پیام: اگر نحوهٔ نوشتن نامهٔ رسمی را بدانید، آن را به گونه‌ای می‌نویسید که مخاطبان به سرعت بتوانند پیام شما را بفهمند و درخواست یا دستور مورد نظر را انجام دهند. علاوه بر آن، برای فهم نامه‌های اداری که از بانک، دادگاه و دیگر سازمان‌ها دریافت می‌کنید، باید با ادبیات مرسوم در ادارات ایران آشنا باشید؛ در غیر این صورت ممکن است پیام نامه‌ها را طور کلی اشتباه متوجه شوید.

۲- حفظ روابط حرفه‌ای: به عنوان مثال زمانی که می‌خواهید نوشتن نامهٔ اداری برای بانک را به نتیجه برسانید،‌ کارمند بانک باید با نامه‌ای رسمی و رایج از طرف شما روبه‌رو شود. یک نامهٔ اداری مناسب و حرفه‌ای، به این کارمند نشان می‌دهد که شما به جزئیات توجه دارید و در ارتباط با آن‌ها جدی هستید.

۳- ارتقای اعتمادبه‌نفس: یادگیری نحوهٔ نوشتن نامهٔ اداری باعث می‌شود که شما به راحتی بتوانید با ادارات و سازمان‌های دیگر در ارتباط باشید و در این بین، اعتمادبه‌نفس بیشتری داشته باشید زیرا تا زمانی که در ایران نتوانید به صورت روان و سریع درخواست‌ها یا دستورات خود را به زبان نوشتار اداری در بیاورید، اعتماد‌به‌نفس شما در این محیط‌ها پایین خواهد بود.

۴- ارتقای کارایی: یک نامهٔ اداری مناسب به مخاطبان و کارمندان کمک می‌کند تا به سرعت پاسخ نامهٔ شما را بدهند و درخواست یا دستور شما را انجام دهند. این باعث می‌شود که کارایی شما در سازمان یا در حین همکاری با سازمان بهبود یابد.

۵- حفظ سطح حرفه‌ای: نوشتن نامهٔ اداری به طور دقیق و صحیح باعث می‌شود که سطح حرفه‌ای شما حفظ شود و به عنوان یک فرد باسواد شناخته شوید.

به طور کلی، نامه‌ها مانند حافظهٔ یک سازمان عمل می‌کنند و باعث می‌شوند که مسیر رویدادها و تصمیم‌ها و اقدام‌ها، ثبت و ضبط شود. در بحث‌ها و اختلاف‌نظرها، نامه‌ها قابل‌استنادند و حتی در مراجعه به مراجع حقوقی برای شکایت و حل اختلاف هم، نامه‌ها و مکاتبات میان طرفین، نقش کلیدی ایفا می‌کنند.

پس باید همیشه در نگارش نامه وسواس داشته باشید. هر نامه‌ای می‌تواند روزی به عنوان یک سند به حمایت از شما برخیزد و یا به عنوان سندی بر ضد شما مورد استفاده قرار گیرد.

نحوه نوشتن نامه اداری

برای نوشتن و آماده سازی یک نامه اداری شما باید از اصول خاصی پیروی کنید، به همین منظور در بخش اول از این مقاله آموزشی قصد داریم که شما را با این اصول آشنا سازیم. به صورت کلی یک نامه اداری از بخش های زیر تشکیل می شود:

۱- ادب و احترام

هنگامی که یک نامه اداری را آماده می کنید باید در آن نهایت ادب و احترام را رعایت کنید و مخاطب مورد نظر را با عناوینی مانند ” سرکار خانم/ جناب آقای” مورد خطاب قرار دهید. برای مثال:

مدیریت محترم … (در جای خالی شما باید نام سازمان یا شرکت مربوطه را بنویسید)

سرکار خانم / جناب آقای (نام مخاطب نامه)

با عرض سلام و خسته نباشید

۲- مقدمه نامه اداری

بخش دوم که در هنگام نوشتن نامه اداری باید به آن توجه داشته باشید مقدمه نامه است. این بخش از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و باید به آن توجه داشته باشید. در این بخش شما باید ذهن مخاطب خود را برای دریافت یا پذیرش درخواست یا پیام خود آماده سازید، زیرا شما نمی توانید یکباره درخواست خود را مطرح ذهن مخاطب را آشفته سازید.

۳- پیام اصلی نامه

از دیگر بخش های مهم نامه اداری، پیام اصلی نامه می باشد که باید برای نوشتن این بخش نهایت دقت خود را بکار گیرید تا در خواست خود را واضح و هدف خود را از ارسال نامه به مخاطب خود منتقل کنید. برای نوشتن این بخش سعی کنید از گزافه گویی بپرهیزید و درخواست خود را روشن بیان نمایید و تا حد امکان مختصر، کوتاه و ساده پیام خود را منتقل کنید.

۴- نتیجه گیری

در هنگام نوشتن این بخش نیز باید دقت خود را بکار ببرید و باید به صورتی آن را بنویسید که مخاطب خود را ترغیب کنید تا درخواست شما را انجام دهد. در این بخش شما می توانید دلیل انجام هدف و تاکید درخواست خود را بنویسید. سعی کنید این بخش زیاد طولانی نشود.

۵- سپاسگزاری

آخرین بخش از نامه اداری، شامل سپاسگزاری است. شما می توانید از قالب زیر برای نوشتن این بخش استفاده نمایید:

از مساعدت و همکار شما سپاسگزارم

(نام شما/ شرکت)

(سمت سازمانی شما)

(امضا)

انواع نامه اداری

نامه‌های اداری برا اساس نوع هماهنگی و ارجاع نامه به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند:

• نامه درون سازمانی یا داخلی (به نامه‌هایی اطلاق می‌گردد که بین واحدهای مختلف سازمان ارسال می‌شود)
  • نامه از مقام یا واحد بالا به مقام یا واحد پایین (مانند: ابلاغ، دستور و ایجاد هماهنگی)
  • نامه بین دو واحد یا مقام هم‌عرض (مانند: تقاضا)نامه از مقام یا واحد پایین به مقام یا واحد بالا (مانند: گزارش و تقاضا)
  • نامه از سمت واحد یا مقام به کارمند (مانند: احکام مأموریت، توبیخ، ترفیع و تشویق)
• نامه برون سازمانی یا خارجی (به نامه‌هایی اطلاق می‌گردد که خارج از سازمان ارسال می‌شود.)