آموزش مکاتبه با اساتید خارج از کشور برای پذیرش

بسیاری از متقاضیان پذیرش دانشگاه های خارج از کشور، همواره در مورد نحوه ی مکاتبه با اساتید و شیوه ی بیان درخواست خود دغدغه های بسیار دارند. بدین دلیل که شاید برای افراد زیادی روند پیشرفت مراحل اپلای و شیوه ی مکاتبه رسمی با اساتید ناآشنا باشد. از آنجایی که یکی از اساسی ترین و ابتدایی ترین قدم ها در فرایند اپلای تماس با اساتید و مکاتبه با اساتید برای پذیرش دانشگاه است، در این مطلب قصد داریم از صفر تا صد این موضوع را بررسی کنیم با گروه گرامرلی همراه باشید. در قدم صفر شما لازم است یک رزومه تحصیلی حرفه ای برای خود آماده کنید و بعد به دنبال استاد باشیم.

جست و جو برای استاد

در ابتدا لازم است کشور و دانشگاه مورد نظر خود را از سایت و رنکینگ های معتبر موجود مانند

• QS
• USNews
• سازمان امور دانشجویان

  و … مشخص کنیم. بعد از آن معمولا با یک جست و جوی ساده در گوگل با کلید واژه های “اسم دانشگاه” و “زمینه مورد علاقه خود برای ادامه تحصیل” میتوانید اسم اساتید با Research Interests مشترک خود پیدا کنید. اگر با جست و جوی ساده نتوانستید نتیجه ی دلخواه بگیرید مجبورید دنبال راه پیچیده تر باشید که شامل جست جو در سایت دانشگاه، پیدا کردن اساتید و زمینه های تحقیقاتی آن ها در گروه یا دانشکده مورد نظر خواهد بود .

نحوه مکاتبه با اساتید دانشگاه های خارجی

راه دیگر پیدا کردن اساتیدی که شانس گرفتن پذیرش شما از طریق آن ها خیلی بیشتر است و مکاتبه با اساتید برای پذیرش، افرادی هستند که از مقالات و تالیفاتشان برای نوشتن پایان نامه یا مقاله هایتان استفاده کردید که به راحتی اسم آن ها رو می شود از قسمت رفرنس مقالات خود پیدا کنید.

صفحه ی شخصی یک استاد بر روی سایت رسمی دانشگاه معمولا از چند بخش تشکیل شده است:

• اول اطلاعات تماس استاد که از آن فقط به ایمیل نیاز دارید.
• دوم  Research Interests که به دقت مواردش را مطالعه کنید و اطمینان حاصل کنید که مطابق با علایق شماست و بخش های بعدی که مربوط به مقالات و افتخارات و سوابق آن فرد است، نگاه اجمالی بهش داشته باشید.

پس از اینکه استاد مناسبی برای خود یافتید، باید از طریق ارسال ایمیل به استاد، نظر او را جلب کنید. ایمیل شما باید از ساختار و قواعد خاصی پیروی کند. علاوه بر متن ساختارمندی که برای استاد ارسال می‌کنید باید مدارکی مانند رزومه را برای وی نیز ارسال کنید. اگر ساختار ایمیل شما درست باشد و رزومه قوی داشته باشید می‌توانید استاد را متقاعد کنید که به شما فرد مناسبی برای اخذ پذیرش و یا دریافت فاند هستید. در واقع می‌توان گفت ایمیل قوی یعنی گرفتن نتیجه بهتر در مدت زمان کمتر.

ارسال ایمیل به استاد یکی از مراحل بسیار ساده در اخذ فاند یا پذیرش است، اما قواعد، ساختارها و باید نبایدهایی دارد که حتماً باید رعایت شوند. در ادامه مطلب به ذکر این موارد خواهیم پرداخت. لطفا اگر قصد ارسال ایمیل به اساتید به هر منظور مختلف را دارید حتماً به موارد ذکر شده به دقت کنید تا بتوانید بهترین نتیجه را کسب کنید.

ساختار صحیح ایمیل مناسب برای مکاتبه با اساتید

برای ایمیل خود عنوان مناسبی را انتخاب کنید.

اولین و مهمترین قسمت ایمیل عنوان آن است. بسیاری از ایمیل‌ها حتی توسط اساتید باز نمی‌شوند. زیرا آنها انبوهی از ایمیل‌های مختلف از سوی دانشگاه‌ها، دانشجویان، مجلات علمی و … دریافت می‌کنند و اکثرا سعی می‌کنند به ایمیل‌هایی که عناوین مهم دارند، پاسخ دهند. اگر عنوان ایمیل را به درستی تنظیم شود، احتمال دریافت پاسخ از جانب استاد بسیار زیاد خواهد بود.

عنوان رسمی و مناسبی را برای استاد خود انتخاب کنید.

اکنون که موضوع خود را مشخص کرده و در قسمت subject ایمیل یادداشت کردید، باید متن ایمیل را بنویسید. معمولاً شروع متن با مخاطب قرار دادن فردی است که ایمیل برای او ارسال می‌شود. در اینجا مخاطب شما استاد دانشگاه است، پس بهتر است از عبارتی مانند استاد عزیز برای شروع متن استفاده کنید. بهترین خطاب نام استاد، همراه با عبارت Dear professor یا Dear Dr است.

از نوشتن ایمیل طولانی اجتناب کنید.

اگر متنی که می‌نویسید طولانی است، ممکن است استاد از خواندن آن صرف نظر کند. بهترین ساختار ایمیل، متنی شامل 3 پاراگراف است که در پاراگراف اول آن مشخصات دانشجو مانند تحصیلات‌، علاقمندی‌های پژوهشی، گواهینامه‌ها و تجربیات دانشجو و … نوشته می‌شود.

پارگراف دوم بخش حساس ایمیل است. زیرا می‌تواند تاثیر عمیقی بر خواننده بگذارد. بنابراین باید به بهترین شکل ممکن نوشته شود. هر قدر برای نوشتن پاراگراف دوم وقت بگذارید باز هم ارزش دارد. ایمیلی که برای استاد می‌فرستید، باید نشان دهد که شما به عنوان متقاضی، درک کاملی از حوزه پژوهشی استاد دارید. هنگام نوشتن ایمیل، به مقالات و آثار تحقیقاتی استاد اشاره کنید و نشان دهید که به خوبی با آثار او آشنا هستید. برای این کار بهتر است از قبل چند مقاله نوشته شده توسط استاد مورد نظرتان را بخوانید و به صورت خلاصه‌وار در ایمیل به آنها اشاره کنید تا به او نشان دهید که در مسیر رسیدن به هدف خود مصمم هستید و احساس تکلیف می‌کنید. این مواردی استاد را ترغیب خواهد کرد که حتماً به ایمیل شما پاسخ دهد.

بهتر است علاوه بر اشاره به آثار استاد، توضیح دهید که  خودتان تا چه اندازه در فیلد پژوهشی مورد نظر کار کرده‌اید و کارهایتان تا چه اندازه به کارها و پروژه‌های استاد نزدیک و مرتبط است. اگر مقاله یا اثری در این زمینه دارید، حتماً به آن اشاره کنید تا استاد بتواند آنها را بررسی کند.

در پاراگراف سوم درخواست خود را به صورت کاملاً واضح و صادقانه بیان کنید و پس از اشاره به درخواست خود، اشاره کنید که آمادگی لازم برای پاسخگویی به هرگونه سوال یا درخواستی از استاد را دارید و منتظر نظر استاد هستید. آخرین بخش ایمیل که به بخش امضا معروف است هم مهم است. بخش امضا شامل مواردی مانند نام کامل فرستنده ایمیل، دانشگاه محل تحصیل و شهر و کشور وی می‌باشد. بهتر است بخش امضا تا حد امکان ساده و کوتاه باشد. حتماً از عبارت های مرسوم در بخش پایانی مانند Yours sincerely، استفاده کنید.

نکاتی پیرامون برقراری ارتباط و مکاتبه با اساتید

• یکی از ویژگی‌های مثبت استادان می‌تواند توانایی دادن فاند به دانشجویان باشد. توجه داشته باشید بهتر است در اولین ایمیل به استاد موردنظر به فاند اشاره‌ای نکنید.
• هرگز در یک دانشگاه با ۲ استاد در ارتباط نباشید. این‌یک کار غیرحرفه‌ای محسوب می‌شود. به دلیل اینکه اکثر اوقات استادها باهم در تماس هستند و متوجه این موضوع خواهند شد.
• توجه داشته باشید داشتن صداقت یک امر خیلی مهم است. شما می‌توانید ویژگی‌های مثبت خود را برجسته‌نمایید ولی نباید ادعاهای غیرواقعی داشته باشید.
• استادهای ایرانی به دلیل هم‌زبانی و شناخت فرهنگ ایرانی می‌توانند گزینه‌های مناسب‌تری برای دانشجویان ایرانی باشند. حتی استادان کم‌سابقه نیز می‌توانند به شما کمک کنند.

در انتها شما باید توجه داشته باشید که حداقل ۲ ماه قبل از ددلاین دانشگاه ها، برای برقراری ارتباط با استادها اقدام کنید و این روند می‌تواند تا بعد از اپلای نیز ادامه داشته باشد. هرچه اقدام به برقراری تماس را سریع‌تر انجام دهید سبب می‌شود تا پاسخ‌های استادها را سریع‌تر دریافت کنید و یک گام دیگر به جلو بردارید.

اکانت های پرمیوم پژوهشی را با قیمت منطقی ار فروشگاه گرامرلی تهیه کنید.

چند نکته حیاتی در مکاتبه با اساتید

1. در متن ایمیل به‌هیچ‌وجه غلط نگارشی نداشته باشید.
2. مختصر و مفید بنویسید!
3. نشان دهید که وب‌سایت استاد موردنظر را خوانده‌اید و سعی کنید خیلی کوتاه در مورد مقالات اخیرش اظهارنظر کنید.
4. ویرایش کنید! نوشتن اشتباه اسم استاد، نام دانشگاه و… واقعاً غیرقابل‌قبول است.
5. در مورد علاقه‌مندی‌هایتان بنویسید.
6. رزومه‌تان را در وب‌سایت شخصی خود بگذارید و لینکش را در ایمیل بنویسید.

چگونه با داشتن مکاتبات مؤثر با اساتید شانس دریافت فاند را افزایش دهیم؟

 در آمریکای شمالی، شما نیاز به ارسال تعداد بسیار زیادی ایمیل دارید تا بتوانید اساتید و دانشگاه‌های مستعد برای دریافت بورسیه را پیدا کنید. نکتهٔ حائز اهمیت این است که پس از اولین پاسخ اساتید در صورت امکان، مکاتبات با استاد مربوطه را به بهانه‌های مختلف ادامه دهید. البته لازم است بهانه‌ها و یا سؤالات مناسبی برای ارائه داشته باشید. این تداوم مکاتبات، شما را فردی جدی و علاقه‌مند به استاد، تحقیق و دانشگاه مربوطه نشان می‌دهد و در شانس شما برای دریافت پذیرش و فاند نقش بسزایی دارد.