چگونه برای مقاله کاور لتر (Cover Letter) بنویسیم؟

هنگام فرستادن رزومه برای هر فرصت شغلی حتماً با اصطلاحی به نام نامه پوششی یا Cover Letter یا کاور لتر (یا حتی معرفی نامه!) در وب‌سایت‌های مختلف روبه‌رو شده‌اید. Cover Letter یا معرفی نامه (یا همان نامه پوششی)، نوشته‌ای است که همراه رزومه آن را می‌فرستید. این نوشته کوتاه و چندخطی به شما این امکان را می‌دهد که درخواست شغلی‌تان را بهتر ارائه دهید؛ به طوری که رزومه شما در ذهن کارفرما بماند. حال بیایید ببینیم که نامه پوششی یا کاور لتر چگونه نوشته می‌شود. با گرامرلی همراه باشید.

چرا باید به نوشتن Cover Letter مقاله اهمیت بدهیم؟

یادمون باشه که اولین چیزی که ادیتور مجله بعد از چک اولیه ی مقاله بررسی می کنه، کاور لتر هست. این نکته اهمیت اونو میرسونه چراکه اگه ما ندونیم چجوری اونو بنویسیم ممکنه ادامه فرایند بررسی مقاله رو از دست بدیم. اینم باید بپذیریم که متأسفانه، بخشی از فرایند تصمیم گیری در مورد پذیرش مقاله شما در یه مجله بر اساس یه مدل بیزنسی و تجاری هست.

ادیتورها باید مقالاتی رو انتخاب کنند که برای خوانندگان اونها جالب باشه. به عبارت دیگه، مقاله شما در صورت چاپ، باید برای موسسین و مدیران مجله درآمدزایی داشته باشه. وقتی کاملاً مشخص نیست که چجوری مقاله شما فقط بر اساس عنوان و محتوا می تونه خواننده داشته باشه (مثلا اگه مقاله تون به اندازه کافی تکنیکی باشه که اکثر ادیتورها نتونند ازش سر دربیارن)، این نامه به شما این فرصت رو میده که ادیتور مجله رو متقاعد کنید که کار شما ارزش بررسی بیشتر و ارسال به مرحله ی داوری رو داره.

علاوه بر بحث اقتصادی، بسیاری از ادیتورها از این نامه برای بررسی اینکه آیا نویسندگان می تونن دستورالعمل های اولیه رو دنبال کنند، استفاده می کنند. برای مثال ، اگه دستورالعمل یه مجله از نویسنده ها خواسته که بیانیه تضاد منافع (Disclosure)، پیشنهاد داوری و بیانیه در خصوص اخلاق در پژوهش رو در نظر بگیرید، عدم درج این موارد ممکنه منجر به رد خودکار مقاله شما بشه. حتی اگه مقاله شما بهترین پروژه در سطح سیاره! باشه! با رعایت نکردن دستورالعمل ها، درواقع شما دارید یه چراغ قرمز تو ذهن ادیتور روشن می کنید که نسبت به این موضوع بی خیال هستین. بنابراین اگه مراقب جزئیات کاور لتر مقاله تون نباشید، سردبیرها (Editor-in-Chief) ممکنه از کیفیت و دقت مقاله شما متعجب بشن و مطمئنا شما نمی خواید که همچین تصوری به اونا بدید!

چه مواردی را باید در کاور لتر بگنجانیم؟

نام ژورنال و سردبیر: این اطلاعات را می‌توانید از طریق وب‌سایت ژورنالی که قصد سابمیت یا ارسال مقاله‌تان به آن را دارید به دست بیاورید.
عنوان و نوع مقاله: مشخص کردن اینکه مقاله شما در دسته بازبینی، تحقیقاتی، مطالعه موردی یا سایر موارد جای می‌گیرد، طبقه‌بندی اثر شما را بسیار آسان‌تر می‌سازد.
تاریخ ارسال: زمان ارسال کاور لتر عموماً با تاریخ سابمیت مقاله یکسان است.
خلاصه پیشینه: توضیح کوتاهی است درباره سوابق تحقیقات و سوالی که شما را به انجام این پژوهش ترغیب کرده، یا چیزی که موجب شده این موضوع برایتان اهمیت پیدا کند.
خلاصه روش تحقیق: توضیحی است مختصر از روش کار پژوهشی شما.
یافته‌های اصلی و اهمیت: پاسخی است به اینکه کار شما می‌تواند چه بهبودی در زمینه تحقیق برای جامعه عملی فراهم کند.
اطلاعات مولف‌ها: ذکر افیلیشن (Affiliation) نویسنده‌ها در کاور لتر واجب است.
وضعیت فعلی در زمینه انتشار: مشخص کردن اینکه مقاله حاضر، پیش از این منتشر نشده و تحت بررسی ژورنال دیگری نیست، هم‌چنین تمامی نویسندگان به اجماع رسیده‌اند که پیش‌نویس مقاله را برای این ژورنال ارسال نمایند.

چه مواردی را نباید در کاور لتر بگنجانیم؟

سعی کنید از عبارات مخفف یا اصطلاحاتی که مختص قشر خاصی هستند بپرهیزید.
در تعریف از کارتان زیاده‌روی نکنید. اگرچه هدفتان این است که مقاله در مجله چاپ شود، اما جانب احتیاط را در استفاده از لغاتی نظیر «برای اولین بار» یا «جدید» در اشاره به مقاله حفظ نمایید.
از آوردن نام افرادی که ممکن است مقاله شما را تایید کنند بپرهیزید. هم‌چنین بحث درباره اعتبار کار افراد دیگر، مواردی نیستند که برای سردبیر جذاب باشند.
کاور لتر را خیلی طولانی ننویسید. شما باید مختصراً به سردبیر بگویید چرا مقاله‌تان برای چاپ در آن ژورنال مناسب است. سعی کنید کاور لتر در یک صفحه تمام شود.
از شوخی کردن بپرهیزید. کاور لتر نوشته‌ای رسمی است و اگرچه لفاظی می‌تواند حال سردبیر را بهتر کند، اما نتیجه مثبتی برای شما نخواهد داشت.

سایر اطلاعات که معمولا درخواست می شود

فهرست کوتاهی از مقالات مشابه که قبلاً توسط مجله منتشر شده است.
فهرست آثار مرتبط شما یا نویسندگان همکار شما که قبلاً منتشر شده اند یا در حال بررسی توسط مجلات دیگر هستند. می تونید کپی هایی از اون کارها رو درج کنید.
ذکر هرگونه بحث قبلی با ادیتور (ها) (مثلا اگه قبلا توی یه کنفرانس ادیتور مجله رو دیدین و باهاش در مورد مقالتون صحبت کردین)
تخصصهای فنی مورد نیاز برای ارزیابی مقاله شما
داوران پیشنهادی و اطلاعات تماس آنها (این قسمت عموما در ادامه روند سابمیت آنلاین مقاله نیاز میشه و آوردن اون در کاورلتر اکثر اوقات لازم نیست)
سایر disclosure/statement های مورد نیاز مجله (به عنوان مثال ، رعایت استانداردهای اخلاقی ، conflicts of interest ، توافق با شرایط سابمیت، بیانیه حق چاپ (copyright) و غیره)

Cover letter یا نامه پوششی چگونه نوشته می‌شود؟

شما باید برای هر فرصت شغلی یک نامه پوششی مخصوص به آن را بنویسید. در حقیقت کاورلتر یا نامه پوششی باید متناسب با شغل و همچنین شرکتی باشد که مایل به همکاری با آن هستید. هیچ قالب مشخصی برای نوشتن نامه پوششی وجود ندارد، اما جمله‌بندی‌ها باید در آن مشخص باشد و از یک نقطه شروع و به نقطه دیگر ختم شود.

موفق‌ترین نمونه‌های کاور لتر شامل توضیح مختصری درباره مهمترین کارهای انجام شده، مشکلات حل شده و نتیجه‌گیری مختصر است. اما شما باید به همه این موارد به گونه‌ای بپردازید که خواننده خود را در حال خواندن یک داستان تصور کند.

دو سوال اصلی که باید از ورای داستان شما به آنها پاسخ داده شود شامل:

چگونه تجربه کاری شما نیازهای شغل مورد نظر را برآورده می‌کند؟
چرا مایل به کار در شرکت یا سازمان مورد نظر هستید؟

به توانایی حل مسئله اشاره کنید

یکی از مسائل مهم برای کارفرمایان، برخورداری از توانایی حل مسئله است. به همین دلیل نیز بخش عمده نامه پوششی یا معرفی نامه می‌تواند به توانایی حل مسئله شما اشاره داشته باشد.

لحن مناسب داشته باشید

شما باید مانند خودتان بنویسید، اما لحن شما بسته به جایی که می‌خواهید برای آن درخواست بفرستید متفاوت است. به عنوان مثال لحن شما برای یک شرکت مشاوره حقوقی متفاوت از لحنی‌ است که برای یک شرکت فناوری به کار می‌گیرید؛ اما در هرحالت باید رسمی ولی دوستانه بنویسید.

داستان خود را بگویید

گفتن داستان‌های قانع‌کننده باعث می‌شود رزومه شما برای همه قانع‌کننده باشد. منظور از گفتن داستان نیز هدف‌دار بودن و داشتن نقطه شروع و پایان مناسب است. نامه پوششی را می‌توانید با جملاتی که حاکی از علاقه شما است به پایان برسانید.

بگذارید برایتان یک مثال بزنیم. شما متقاضی سمت مدیر بازاریابی هستید و در توضیحات شغلی داشتن چندین سال تجربه بازاریابی، دانش عمیق نسبت به بازاریابی و مهارت‌های ارتباطی قوی نیاز است. در نامه پوششی یا Cover letter به این بپردازید که چگونه در شغل قبلی‌تان به عنوان مدیر بازاریابی ظاهر شدید و چگونه از انتظارات فراتر رفتید. از توانایی آموزش و شیوه مدیریت افراد بگویید.

اشاره به موفقیت‌ها و برجسته کردن یکی از آنها می‌تواند شما را فرد مناسبی برای فرصت شغلی مورد نظر نشان دهد. فقط باید صداقت، تنها سیاست شما باشد. بسیاری از شرکت‌ها درباره سوابق شغلی شما از محل کار قبلی‌تان یا از دیگران می‌پرسند.

ویرایش کاور لتر یکی از مواردی است که ممکن است نیاز به ترجمه و ویرایش داشته باشد. برای انجام این کار، می توانید از خدمات ویرایش و ترجمه کاور لتر با استفاده از اشتراک wordtune از گرامرلی استفاده کنید. با خرید این اشتراک، شما قادر خواهید بود تا متون خود را به صورت دقیق و با کیفیت ویرایش کرده و از ترجمه حرفه ای برخوردار شوید. این اشتراک به شما امکان می دهد تا به راحتی و به صورت آنلاین، از خدمات ویرایش و ترجمه کاور لتر بهره مند شوید و نیازهای خود را در این زمینه به راحتی برطرف کنید.

از نوشتن عبارات اضافی در نامه پوششی خودداری کنید

از عباراتی مانند «از شما متشکرم که وقت گذاشتید» یا «باتوجه به مهارت‌هایم برای شغل مورد نظر مناسب هستم» به شانس شما برای به دست آوردن شغل مورد نظر لطمه می‌زند. نامه پوششی باید خلاصه، مختصر و مفید باشد. استخدام‌کنندگان رزومه‌ها و معرفی‌نامه‌های زیادی را بررسی می‌کنند و وجود جملات و کلمات همیشگی آنها را خسته خواهد کرد.

در کاور لتر اطلاعات بی‌ربط درج نکنید

از نوشتن اطلاعات نامربوط در متن نامه پوششی خودداری کنید. اطلاعات بی‌ربط می‌تواند خواننده را گیج و خسته کند و معرفی‌نامه شما مهم به نظر نرسد.

نتیجه‌گیری

ارسال نامه پوششی یا کاور لتر همراه با رزومه در کشور ما چندان مرسوم نیست، با این حال طی چند سال گذشته فیلد مرتبط با این گزینه در فرم‌های مرتبط دیده می‌شود و تعداد کمی از شرکت‌ها در هنگام استخدام درخواست نامه پوششی را دارند. باید توجه داشته باشید که ارسال نامه پوششی همراه با رزومه در شرکت‌های مرتبط جهان امری کاملاً مرسوم و بعضاً اجباری است و اگر شما قصد مهاجرت یا اشتغال در شرکتی بین‌المللی را دارید حتماً باید همراه با رزومه خود یک کاور لتر ارسال کنید.