اخبار و اطلاعیه

نحوه مکاتبه و پاسخ به ایمیل اساتید خارجی برای پذیرش

نحوه مکاتبه و پاسخ به ایمیل اساتید خارجی برای پذیرش

نحوه مکاتبه و پاسخ به ایمیل اساتید خارجی برای پذیرش : بسیاری از افرادی که قصد تحصیل در دانشگاه های خارج از کشور را دارند، باید با پروسه اخذ پذیرش تحصیلی از دانشگاه‌ها آشنایی داشته باشند. یکی از مراحل این پروسه، دریافت ایمیل با پاسخ مثبت از اساتید خارجی است.

یکی از موارد مهم در اخذ پذیرش تحصیلی دانشگاه‌های خارج از کشور ایمیل به اساتید خارجی است. شاید برایتان این سوال پیش بیاید که محتوای ایمیل شما باید چه باشد؟ در ایمیل باید به چه نکاتی توجه کنید؟ زبان نوشتاری باید چه زبانی باشد؟ عنوان ایمیل باید چه باشد؟ و …. این سوالات در هنگام ارسال ایمیل به اساتید خارجی برای هر فردی ممکن است پیش بیاید.

اگر به دنبال پاسخ این سوالات هستید، تا انتهای مقاله با گروه گرامرلی همراهی کنید.

 چگونه به بهترین نحو ممکن جواب ایمیل به اساتید خارجی را بدهیم؟

قطعاً نوشتن یک پاسخ بی‌عیب نقص به ایمیل اساتید، مستلزم یادگیری نکات خاصی است. اگر شما هم می‌خواهید همیشه مورد توجه اساتید خود باشید و پاسخ خود را به سرعت دریافت کنید، حتماً نکات زیر را مد نظر خود قرار دهید.

1. استفاده از ادبیات آکادمیک و دانشگاهی

اگر می‌خواهید دل اساتید خود را به دست آورید، حتماً باید در متن خود از ادبیات آکادمیک و دانشگاهی استفاده کنید. حتماً در دوران دانشجویی خود به اصطلاحاتی که اساتید با آن با هم و با دانشجویان حرف می‌زنند توجه کنید. این لحن، لحن آکادمیک و دانشگاهی است. از همین لحن علمی و آکادمیک نیز باید در جواب ایمیل به اساتید خارجی خود استفاده کنید.

2. به کاربردن اصطلاحات رسمی و مودبانه

رعایت نکات زیر به رسمی شدن و مودبانه شدن متن ایمیل شما کمک زیادی می‌کند:

  • پس از وارد کردن آدرس ایمیل استاد، خود را معرفی کرده و مسئله‌ای را که بابت آن ایمیل ارسال کرده‌اید را بیان کنید. حتماً در ابتدا سلام کرده و مودبانه برخورد کنید.
  • حتماً در انتهای متن از امضای خود استفاده کنید.
  • استفاده از عناوین رسمی بسیار ضرورت دارد. می‌توانید عناوینی مانند دکتر و یا استاد را به کار ببرید. همچنین بهتر است دکتر یا استاد را همراه نام خانوادگی به کار ببرید. مثلاً جناب آقای دکتر رزمجو و یا حضور محترم استاد گرامی آقای دکتر رزمجو.
  • حتماً حتی در ایمیل به اساتیدی که شما را می‌شناسند به طور کامل خود را معرفی و نام و نام خانوادگی خود را به کار ببرید.

پاسخ به ایمیل اساتید خارجی

3. به صورت مفید مختصر و کوتاه ایمیل ارسال کنید.

هیچکس حوصله خواندن یک متن طولانی را ندارد. مخصوصاً زمانی که آن فرد دغدغه کاری زیادی داشته باشد. حالا تصور کنید اساتید هر روز ایمیل‌های زیادی را از سوی دانشجویان دریافت می‌کنند. اگر این ایمیل‌ها متن طولانی داشته باشند، اساتید از خواندن آنها خسته شده و حتی ممکن است از دست دانشجو نیز عصبانی شوند. به همین دلیل به دانشجویان توصیه می‌شود که متن ایمیل خود را به صورت کاملاً کوتاه، مختصر و مفید بنویسند.

4. عدم وجود غلط املایی و نگارشی

قبل از ارسال ایمیل، ابتدا متن آن را روی یک کاغذ بنویسید، تایپ کنید و بعد متن را با دقت بخوانید. متن شما باید هیچگونه غلط املایی نداشته باشد. زیرا در صورت وجود غلط املایی، اساتید شما تصور می‌کنند که شما به اندازه کافی برای نوشتن ایمیل وقت نگذاشته‌اید. لحن بیان شما باید رسمی بوده و همچنین هیچگونه شکلک را به کار نبرید. تلاش کنید متن شما از لحاظ گرامر زبان انگلیسی مشکلی نداشته باشد. به همین دلیل زبان خود را در زمینه نوشتاری و گرامر تقویت کنید.

5. یک ایمیل جداگانه برای اساتید خود داشته باشید.

شاید شما هم افرادی را دیده باشید که آدرس ایمیل‌های عجیب و بدون نام را انتخاب می‌کنند. هیچوقت از یک ایمیل بدون نام و نشان به استاد خود ایمیل نزنید. زیرا در این صورت شخصیت شما در نزد استاد پایین می‌آید. هنگام ساختن ایمیل برای دانشگاه و مخصوص اساتید بهتر است ایمیلی را انتخاب کنید که در برگیرنده نام و نام خانوادگی باشد.

حتماً به این نکته مهم توجه داشته باشید که اگر ایمیل شما آدرس مناسبی نداشته باشد، به قسمت ایمیل‌های هرزنامه انتقال یافته و ممکن است استاد شما هرگز این ایمیل را مشاهده نکند.

6.  قسمت موضوع ایمیل را حتماً تکمیل کنید.

اولین آیتمی که اساتید در ایمیل به آن توجه می‌کنند، موضوع است. به همین دلیل موضوع را به صورت شفاف و واضح در ایمیل خود بیان کنید. هنگامی که شما در قسمت موضوع، موضوع خود را وارد می‌کنید، اساتید می‌توانند بدون باز کردن ایمیل به موضوع آن پی ببرند.

وارد کردن موضوع ایمیل در قسمت گیرنده کمک ‌می‌کند تا استاد قبل از باز کردن پیام، اطلاعات کلی در مورد موضوع آن داشته باشد.

7. بررسی ایمیل پیش از ارسال

حتماً یکبار قبل از ارسال، ایمیل خود را با دقت بخوانید. لحن ایمیل و محتوای آن را از هر نظر بررسی کنید. تلاش کنید لحن شما زیاد صمیمی نباشد.

8. عدم بیان هرگونه شکایت در متن ایمیل

گاهی اوقات دانشجویان با اساتید خود به مشکل بر می‌خورند. این مشکل ممکن است در مورد پایان نامه، پروپوزال، نمره و… باشد. بهتر است دانشجویان کلیه مشکلات خود با اساتید را به صورت حضوری بیان نمایند؛ زیرا ممکن است بسیاری از اساتید از متن ایمیل شما سو برداشت کرده و آن را نامحترمانه تلقی کنند.

9. عدم بیان مشکلات شخصی

همیشه مسائل درسی و شخصی خود را از هم جدا کنید. بعضی از دانشجویان در متن ایمیل به مشکلات خانوادگی و مسائل شخصی خود می‌پردازند. حتماً به خاطر داشته باشید که در متن ایمیل باید به مسائل درسی خود اشاره کنید. اگر مشکلی در زمینه شخصی دارید؛ به عنوان مثال نمره کمی اخذ کرده‌اید باید به صورت حضوری مراجعه و مشکلات خود را با استاد در میان بگذارید.

10.  با نهایت احترام و ادب برای استاد خود ایمیل بفرستید.

در متن ایمیل شما باید در نهایت ادب و احترام با استاد خود صحبت کنید. هرگز ارسال ایمیل با لحن توهین و بی‌ادبانه را به استاد خود انجام ندهید. منظور از بی‌ادبی حتماً استفاده از کلمات نامحترمانه نیست. گاهی اوقات دانشجو از عملکرد استاد و یا رفتار او راضی نیست و اقدام به ارسال یک ایمیل از روی نارضایتی درباره رفتار و عملکرد استاد خود می‌کند. اکثر اساتید با این نوع از ایمیل برخورد کرده و آن را یک نوع بی‌ادبی می‌دانند.

11.  عدم عجله در دریافت پاسخ ایمیل

حتماً به این نکته مهم توجه داشته باشید که استاد شما هر روز ایمیل‌های زیادی از دانشجویان مختلف دریافت می‌کند. به همین دلیل وقت کمی برای پاسخ به ایمیل‌ها دارد. بنابراین صبور باشید و تلاش کنید از طریق تماس، به استاد برای مشاهده ایمیل، فشار وارد نکنید. زیرا در این صورت اساتید حتماً عصبانی می‌شوند.

12.  ارسال یک ایمیل به استاد برای تشکر

اساتید به ایمیل دانشجویان معمولاً یا پاسخ مثبت و یا منفی می‌دهند. در هر دو حالت شما باید در قالب تشکر از استاد بابت جواب ایمیل خود قدردانی کنید. اما چرا این کار ضرورت دارد؟ در صورتی که جواب ایمیل شما مثبت باشد، قطعاً استاد برای بررسی نتیجه کار شما، وقت زیادی گذاشته و باید حتماً از زحمات استاد خود تشکر کنید.  حتی بسیاری از دانشجویان به محض دریافت یک پاسخ منفی از سمت استاد خود، ضمن ارسال ایمیل تشکر از او می‌خواهند تا مسیر جدیدی را در آن زمینه به آنها نشان دهد.

بدنه اصلی ایمیل 

  1. معرفی نام و نام خانوادگی و سوابق دانشگاهی و کشور محل تحصیل خود،
  2. بیان گرایش مورد علاقه ی تحصیلی و تحقیقاتی خود،
  3. ذکر عنوان پایان نامه و تحقیقات مرتبط با گرایش مورد علاقه تان که انجام داده اید،
  4. دلیل علاقه به همکاری با تحقیقات استاد مورد نظر (صرفا بیان اینکه زمینه ی مورد علاقه و تحقیقاتی شما با استاد مشترک است در این مرحله کافی می باشد. حتما ذکر کنید که صفحه شخصی و تالیفات او را مورد بررسی قرار دادید)
  5. بیان درخواست خود مبنی بر در نظر گرفتن شما به عنوان یک کاندید برای پوزیشن زیر نظر آن استاد
  6. ارجاع به رزومه شما در پیوست ایمیل برای کسب آشنایی بیشتر

پاسخ به ایمیل اساتید خارجی

پاسخ اساتید چگونه خواهد بود؟

رد درخواست

به علت پر بودن پوزیشن ها و یا عدم علاقه به همکاری با شما جواب منفی به درخواست شما میدهد که معمولا احتمال گرفتن چنین پاسخی کم است. در این وضعیت به دنبال اساتید دیگر دپارتمان بروید.

پاسخ مبهم

جواب قطعی یا مشخص نمیدهد. با اینحال معمولا در متن ایمیل (بررسی یک نمونه ایمیل مکاتبه با استاد به شما کمک می کند) شما را به اپلای برای پوزیشن تشویق می کند. در این مورد هیچ احتمالی از گرفتن پذیرش این دانشگاه نمیتوان پیش بینی کرد.

درخواست اطلاعات یا مدارک بیشتر

اطلاعات یا مدارک بیشتر از شما میخواهد. این نشانه ی بسیاری خوبی است که رزومه شما در نگاه اول برای استاد جذاب بوده و تمایل برای همکاری با شما را دارد. در این مورد ممکن است استاد از شما کار خاصی مانند مطالعه مقاله، حل سوال و یا دست نوشته ای کوتاه در مورد یک موضوع بخواهد. اپلای در این دانشگاه ها بسیار توصیه می شود. سعی کنید در اسرع وقت ضمن تشکر از توجه استاد به درخواست شما، اطلاعات یا مدارک مورد نیاز را در اختیار او قرار دهید و با او در تماس باشید.

قبول درخواست

از شما میخواهد برای مصاحبه آماده شوید. این بهترین پاسخی است که میتوانید برای درخواست خود دریافت کنید. اگر استاد زمان مشخصی از برنامه روزانه خود را برای ارزیابی شما از طریق مصاحبه اختصاص دهد، نشان دهنده ی آن است که رزومه و توانمندی های شما برای او بسیار جذاب بوده است. بدین ترتیب باید خود را برای یک مصاحبه تاثیرگذار آماده کنید.

از آنجایی که ممکن است انجام مصاحبه آن هم به زبان غیرمادری برای بسیاری از متقاضیان نا آشنا و حتی استرس زا باشد به زودی در مطلبی دیگر در همین سایت چگونگی آمادگی برای یک مصاحبه موفق با در نظر گرفتن تمام سناریوهای ممکن را بررسی خواهیم کرد.

مصاحبه با اساتید خارجی برای پذیرش

برای این مطلب کافی است بدانید که اغلب مصاحبه ها در یک چهارچوب مشخص بین زمان 20 تا 60 دقیقه انجام می شود که با دانستن آن چهارچوب می توانید بدون نگرانی برای آن آماده شوید. از شما انتظار نمی رود بتوانید با زبان انگلیسی به راحتی ارتباط برقرار کنید و این موضوع برای تمامی اساتید بین المللی قابل قبول است. پس از این جهت به هیچ وجه به خود سخت نگیرید و در طول مصاحبه کافی است فقط با دقت گوش دهید و سعی کنید با تامل و آرامش ارتباط برقرار کنید.

برای خرید اکانت های پرمیوم پژوهشی می توانید به فروشگاه گرامرلی مراجعه کنید.

مطالب مرتبط